Sykefraværsarbeid er en kompleks disiplin som krever sømløs integrasjon mellom individuell oppfølging og virksomhetens internkontrollsystem. Det handler ikke bare om å administrere fravær, men om å identifisere og eliminere årsaker til at ansatte blir syke av jobben. For å sikre full etterlevelse i 2026, benytter Internkontroll AS utelukkende omfattende instrukser som styringsverktøy. Disse instruksene definerer rammene for tidsfrister, dialogmøter, tilrettelegging, samt de kritiske prosedyrene for registrering og analyse av arbeidsrelatert sykdom og opphør av arbeidsforhold.

1. Registrering av arbeidsrelatert sykdom (Internkontrollperspektivet)

Etter internkontrollforskriften § 5 skal virksomheten overvåke fravær for å avdekke uheldige belastninger. En instruks for registrering skal sikre:

• Identifisering av årsakssammenheng: Ved hvert fraværstillefelle skal leder (uten å spørre om diagnose) avklare om fraværet skyldes forhold på arbeidsplassen, som f.eks. ergonomiske mangler, inneklima, kjemisk eksponering eller psykososialt stress.
• Meldeplikt til Arbeidstilsynet: Sykdom som antas å ha sin grunn i arbeidet eller arbeidsforholdene skal meldes skriftlig av lege til Arbeidstilsynet. Arbeidsgiver skal logge slike mistanker i sitt interne avvikssystem som en del av HMS-arbeidet.
• Statistikk og analyse: Fraværsdata skal anonymiseres og analyseres på avdelingsnivå for å finne trender som krever revidering av eksisterende risikovurderinger.

2. Den operative tidslinjen for etterlevelse (Lovpålagte frister)

Systematisk oppfølging er nøkkelen til å beholde arbeidskraft og unngå sanksjoner:

• Innen 4 uker – Oppfølgingsplan: Skriftlig plan for tiltak og funksjonsevne sendes sykemelder.
• Innen 7 uker – Dialogmøte 1: Obligatorisk møte for revisjon av tiltak og tilretteleggingsmuligheter.
• Innen 26 uker – Dialogmøte 2: NAV-ledet møte hvor dokumentasjon på HMS-tiltak og tilrettelegging fremlegges.

3. Tilretteleggingsplikt og forebyggende tiltak (AML § 4-6)

Dersom sykdom skyldes arbeidsplassen, utvides arbeidsgivers handleplikt:

• Tekniske og fysiske endringer: Umiddelbar utbedring av risikoforhold (f.eks. støyisolering eller endret arbeidsmetikk).
• Organisatorisk vern: Endring av ansvar, arbeidsmengde eller omplassering for å hindre forverring av tilstanden.
• Bedriftshelsetjeneste (BHT): Skal kobles på for å vurdere sammenhengen mellom helse og arbeidsmiljø.

4. Opphør av arbeidsforhold ved langvarig sykdom

Ved fravær utover 12 måneder gjelder strenge regler for saklighet (§ 15-8 og § 15-7):

• Prognose og dokumentasjon: Oppsigelse krever dokumentasjon på manglende utsikter til bedring og at alle tilretteleggingsforsøk er uttømt.
• Drøftelsesmøte: Lovpålagt møte (§ 15-1) før beslutning, hvor HMS-historikken i saken gjennomgås.