Å sikre korrekt etterlevelse av ferieloven er en av de mest komplekse oppgavene innen norsk personaladministrasjon. For en virksomhet handler det ikke bare om å gi ansatte fri, men om å forvalte et strengt lovverk som balanserer arbeidstakers behov for restitusjon mot arbeidsgivers behov for stabil drift. Hos Internkontroll AS bygger vi vår metodikk utelukkende på bruk av instrukser som det styrende dokumentet. En instruks er ikke bare en veiledning, men et juridisk forankret styringsverktøy som sikrer forutsigbarhet, likebehandling og juridisk trygghet for alle parter i arbeidsforholdet.

1. Feriefritidens lengde og det kritiske virkedagsbegrepet

Det oppstår ofte forvirring rundt beregning av feriedager fordi loven opererer med virkedager. Dette inkluderer alle dager som ikke er søndager eller lovbestemte helge- og høytidsdager. Dette betyr at lørdager regnes som virkedager, selv om de ansatte normalt har fri på helg.

• Lovfestet ferie: Etter ferieloven § 5 har alle krav på 25 virkedager ferie hvert år. Dette tilsvarer 4 uker og 1 dag.
• Tariffavtalt ferie: Mange virksomheter har avtaler som gir 30 virkedager ferie (5 fulle uker). Dette må spesifiseres i virksomhetens instrukser for å skille mellom lovfestet og avtalefestet rett.
• Seniorer: Arbeidstakere som fyller 60 år i løpet av ferieåret, har krav på 6 virkedager ekstraferie. Denne uken kan tas samlet eller som enkeltdager etter arbeidstakers eget ønske, gitt varslingsfristen på to uker.

2. Fastsetting av ferie: Mellom styringsrett og drøftingsplikt

Arbeidsgiver har den endelige beslutningsmyndigheten når det gjelder plassering av ferie, men denne styringsretten er begrenset av lovpålagte prosedyrer. Før ferien fastsettes, skal arbeidsgiver drøfte ferieoppsettet med den enkelte arbeidstaker eller tillitsvalgte. En god instruks bør angi faste tidspunkter i året for når disse drøftingene skal finne sted for å sikre dokumentert etterlevelse.

Hovedferie og varsling: Arbeidstaker kan kreve at hovedferien på 18 virkedager (3 uker) legges i perioden 1. juni til 30. september. Som hovedregel skal arbeidstaker gis beskjed om endelig feriefastsettelse senest 2 måneder før ferien starter.

3. Sykdom i ferien – Rettigheter og dokumentasjonskrav

Sykdom under ferieavvikling er et område som krever presise instrukser for å unngå feilbehandling. Ved 100 % arbeidsuførhet før eller under ferien, kan man kreve feriedagene utsatt.

• Krav til dokumentasjon: Det må foreligge legeerklæring som bekrefter 100 % uførhet fra første dag. Egenmelding er ikke gyldig grunnlag for utsettelse av ferie.
• Frist for krav: Kravet om ny ferie må fremsettes "uten ugrunnet opphold" etter at arbeidet gjenopptas. Manglende overholdelse av denne fristen kan føre til tap av retten til ny ferie.

4. Overføring av ferie og feriepenger

Lønnskompensasjon for ikke-avviklet ferie er som hovedregel forbudt. Det kan imidlertid inngås skriftlig avtale om overføring av inntil 12 virkedager ferie til neste ferieår. En slik avtale bør dokumenteres i henhold til virksomhetens instrukser.

Beregning og sluttoppgjør: Feriepenger beregnes med minimum 10,2 % av fjorårets grunnlag. Ved fratredelse skal alle opptjente feriepenger utbetales siste vanlige lønningsdag før sluttdato, inkludert opptjening fra inneværende år som normalt ikke ville vært utbetalt før året etter.