Arbeidsplassen skal utformes og innrettes slik at arbeidstakerne sikres et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Dette innebærer en helhetlig vurdering av fysiske, psykososiale, organisatoriske og digitale faktorer. For å sikre etterlevelse av arbeidsmiljølovens kapittel 4, arbeidsplassforskriften og internkontrollforskriften i 2026, benytter Internkontroll AS utelukkende omfattende instrukser som styringsdokumenter. Disse instruksene definerer rammene for hvordan arbeidsmiljøet skal overvåkes, utformes og sikres gjennom systematisk HMS-arbeid, slik at virksomheten aktivt forebygger skader, brann, ulykker og uhelse uavhengig av om arbeidet skjer i bedriftens lokaler eller på hjemmekontoret.

1. Fysisk og stasjonær sikring av lokaler

Stasjonær sikring handler om å bygge sikkerhet inn i selve lokalene for å hindre fallulykker og mekanisk skade. Etterlevelse krever faste instrukser for kontroll av:

• Sikring mot fall: Alle nivåforskjeller, trapper, avsatser og åpninger skal være utstyrt med forskriftsmessig rekkverk eller annen fysisk barriere.
• Gulvflater og ferdsel: Gulv skal være jevne, stødige og sklisikre. Transportveier skal være tydelig definert og holdes fri for hindringer.
• Merking av glassflater: Store glassflater som kan forveksles med åpninger skal være tydelig merket med kontrastmarkering for å hindre sammenstøt.
• Sikring av tekniske installasjoner: Maskiner, tavler og utstyr skal være fysisk avskjermet mot utilsiktet berøring.

2. Brannsikkerhet og tekniske anlegg

Brannvern er en kritisk del av det systematiske HMS-arbeidet. Etterlevelse av Forskrift om brannforebygging krever at virksomheten har en instruks som sikrer:

• Rømningsveier: Skal alltid være frie, lett tilgjengelige og utstyrt med nødlys og tydelig skilting. Rømningsplaner skal være oppslått i alle soner.
• Slukkeutstyr: Manuelt slukkeutstyr (brannslukkere/husbrannslanger) skal være plassert iht. risiko og kontrolleres årlig av sertifisert personell.
• Deteksjon: Brannalarmanlegg skal dekke alle arealer og testes regelmessig. Dokumentasjon på tester skal logges i internkontrollsystemet.

3. Førstehjelpsutstyr og beredskap

Virksomheten skal være rustet til å håndtere akutte hendelser. Etterlevelse innebærer at:

• Tilgjengelighet: Førstehjelpsutstyr skal være plassert på lett synlige og sentrale steder, merket med internasjonale symboler.
• Dimensjonering: Innholdet i førstehjelpsskrin skal være tilpasset antall ansatte og risikoen i arbeidet (f.eks. øyeskylleutstyr ved kjemikaliehåndtering).
• Beredskapsinstruks: Det skal foreligge en instruks for varsling og håndtering av ulykker, inkludert oppdaterte lister over førstehjelpsansvarlige og nødnumre.

4. Velferdslokaler: Detaljerte krav til Spiserom, Garderobe og WC

Velferdslokaler skal holdes i hygienisk forsvarlig stand gjennom faste instrukser for renhold og vedlikehold.

• Spiserom: Skal ha vinduer med dagslys og utsyn. Rommet skal være dimensjonert for alle ansatte som spiser samtidig (min. 1,2 m² per person), ha mulighet for oppbevaring/oppvarming av mat, og tilgang til rent drikkevann.
• Garderober: Skal være adskilt for kjønn. Ved skittent, støvende eller fuktig arbeid skal det benyttes to-delte skap for å skille privat tøy fra arbeidstøy.
• Toaletter og dusj: Det skal være minst ett toalett per 15 ansatte. Toalettrom skal ha håndvask med såpe og mekanisk avtrekk.

5. Ergonomi, Teknisk Inneklima og Hjemmekontor

Arbeidsgiver har plikt til å tilrettelegge arbeidsstasjonen både i bedriftens lokaler og ved fjernarbeid.

• Ergonomi: Individuelt justerbare heve-/senkebord og fem-hjuls stoler er standard krav. Synsavstand til skjerm skal være 50-70 cm.
• Inneklima: Minimum 7 m³ friskluft per person per time i kontormiljøer. Belysning skal gi min. 500 lux ved arbeidsflaten.
• Hjemmekontor: Ved fast hjemmearbeid skal det foreligge skriftlig tilleggsavtale, og HMS-ansvaret følger arbeidsgiver så langt det er praktisk mulig.

6. Systematisk HMS og Psykososialt vern

Internkontroll er metoden for å sikre at alle ovennevnte krav overholdes. Etterlevelse forutsetter:

• Risikovurdering: Regelmessig kartlegging av fysiske farer og psykososiale risikofaktorer som mobbing og trakassering.
• Vernerunder: Systematiske inspeksjoner av alle arealer, inkludert tekniske rom og velferdsområder, basert på faste sjekklister.
• Avvikshåndtering: En tydelig instruks for rapportering og utbedring av mangler ved arbeidsmiljøet eller sikkerhetsutstyret.